The China Meeting Services Associate serves as business partner for internal customers to plan and execute meetings in line with company policy and procedure.
The Associate should have a broad knowledge and understanding of most meeting types and be an expert of internal procedures, guidelines and policies within Merck. She/He interacts with customers to drive efficient and cost effective meeting operation and same time comply with company policy and procedure.
Main Activities
日常会议行政工作：系统录入、文件扫描及存档、预订客户机票等
负责审核所有会议供应商结算文件
确保文件符合公司SOP，Policy且符合合规要求。
管理并外部供应商沟通确保结算文件符合公司要求
公司内部结算流程control
Preferred
® Accounting/Auditing/Meeting Management Major preferred
® Experience with Meeting, Event Management and Administration preferred
® Good oral and written English
® Familiar with MS office(word/excel/powerpoint)
® Good communication skills and cross functional cooperation
® Fast learning and good team player
The China Meeting Services Associate serves as business partner for internal customers to plan and execute meetings in line with company policy and procedure.
She/He interacts with customers to drive efficient and cost effective meeting operation and same time comply with company policy and procedure.
Main Activities
® Meeting operation and management
® Partner with business and understand meeting requirement
® Coordinate with all parties and ensure meetings running smoothly (business, GP, Compliance, vendor etc.)
® FCPA process coordination and follow
® Prepare necessary meeting documentations
® Onsite meeting support and coordination when required
® Hotel contract submission and payment follow
® Monthly accrual check and expense tracking
® Filing and payment coordination
® Problem solving in daily operation and operational issues escalation to team leaders
® Maintaining customer centricity and service excellence
日常会议行政工作：系统录入、文件扫描及存档、预订客户机票等
负责审核所有会议供应商结算文件
确保文件符合公司SOP，Policy且符合合规要求。
管理并外部供应商沟通确保结算文件符合公司要求
公司内部结算流程control
Preferred
® Accounting/Auditing/Meeting Management Major preferred
® Experience with Meeting, Event Management and Administration preferred
® Good oral and written English
® Familiar with MS office(word/excel/powerpoint)
® Good communication skills and cross functional cooperation
® Fast learning and good team player
岗位职责：
1、来电、来访人员接待，文件档案收集整理工作；
2、协助行政经理完成日常事务工作，负责公司各部门办公用品的领用和分发工作；
3、按照会议的相关要求，做好会场布置及会前各项准备工作，做好会议记录和会后内容整理工作；
4、遵守服务规范，热情、主动、周到、细致、文明礼貌的接待与会人员；
5、会务支持，包括访客指引与茶水服务等；
6、负责会议场地、会议设备、设施的管理和维护，确保正常使用；
7、负责协调、配合各部门各岗位工作；
8、领导交予的其他事项。
任职要求：
1、大专及以上学历，酒店管理、旅游管理、物业管理、物流管理等相关专业优先，优秀者可放宽；
2、普通话标准，形象气质佳，具有亲和力；
3、具有一定的协调能力，以及良好的人际交往能力和沟通技巧；
4、 熟练操作办公软件，具有较强抗压能力；
5、 良好的团队合作精神，较强的观察力和应变能力；
6、遵守公司各项规章制度，完成领导交办的其他工作。
岗位职责：1、客户的课程行程通知、行政会务等相关工作；
2、与客户建立良好的联系，熟悉及挖掘客户需求，及时解答客户问题；
3、建立客户档案，定期回访客户对课程的满意度；
任职资格：1、年龄要求：20-30岁，***优先，专科以上学历；
2、形象气质佳，有上进心、服从管理、有团队精神；
3、有较好的客户服务意识；
4、熟练操作电脑办公软件；
福利待遇：1、工资3000-5000元/月，工作时间：8小时工作制，9：00~18：00，单休；
2、国家法定节假日：清明节、端午节、劳动节、中秋节、国庆节、元旦，春节假期长达15天带薪年假。
3、培训：入职培训、岗位培训、定期进行业务培训，提高员工的专业技能及自身能力。
4、优秀员工年度出国十日游、水果无限供应、员工生日、每月聚餐等，公司经常性组织集体娱乐活动、外出游玩，丰富员工的业余生活，提供酒店式公寓住宿（可选单人双人）。
5、晋升机会：更注重员工成长，各部门管理层内部选拔
