为了规范深圳蔚蓝海岸一二四期业主委员会会议的召集、召开和会议信息的发布等工作，依据有关法律法规和《蔚蓝海岸一二四期业主大会及业主委员会议事规则》，特制定本制度。
第一条：业主委员会会议是保证业主委员会正常运作的基本形式，业委会委员有义务参加业主委员会会议。业主委员会会议应当有超过半数委员出席。
第二条：委员因故不能参加会议的，应提前向会议召集人请假说明，并尽量不要迟到早退。
第三条：会议表决程序按《深圳蔚蓝海岸一二四期业主大会和业委会议事规则》的规定执行。
第四条：业主委员会召开会议时，根据议题需要可邀请政府部门、物业管理服务企业等单位参加。业主有权列席业主委员会例会。所有列席人员没有表决权。
第五条：业主委员会会议分为例会和临时会议。
一、例会召开时间为每月的第一周周日下午15：00时，如遇节假日或特殊情况不能举行的，顺延一周。会议地点为社区会议室。
二、每季度不少于一次与物业服务管理企业共同召开交流沟通会，会议可以和业委会每月例会合并召开。
三、遇特殊情况或根据工作需要，由主任、副主任提议或经三分之一以上委员提议或经所在地街道办事处指定召开，可召开业主委员会临时会议。
第六条：会议召开的程序
一、会议的准备
例会召开前必须确定明确的议题，拟制书面会议通知，会议前3日在业委会博客、QQ群、业委会公告栏公布（通知文件须按公章管理制度盖章），会议通知中应写明参会人、会议议题、会议召开时间及地点。需提前3日将会议通知及有关材料送达每位委员,会议通知由业委会秘书办理。
临时会议的有关事项由会议召集人通知各参会人员。临时召集的会议不适用上述规定的，但必须在会议前一日将会议内容通知每位委员。
二、会议的召开及信息公布
1.会议由业委会主任或副主任主持。各组织机构负责人分别主持自己职责内分工的议题讨论。
2. 会议记录。会议记录由秘书记录，会议记录应该工整清晰，会议记录本由业主委员会秘书妥善保管，不得毁损、遗失或销毁。业主委员会秘书应该在会后整理成会议纪要，并送与会委员签字确认后存档。会议纪要应如实反映会议中各委员的发言内容及表决事项中的各委员表决意见和结果等，业主委员会委员对会议纪要、会议记录的真实性承担法律责任。会议议决事项应以公告的形式在小区内及时予以公布。
3.涉及重要事项的会议由全体出席会议的委员签字。
4.予以公布的公告应按照公章使用制度进行盖章后才能公布。
业主委员会做出的决定，应当在作出决定后二天内，以书面形式，在指定业委会公告栏、业委会博客、QQ群空间等向全体业主公告至少7天。业主委员会公告应该由业主委员会主任和副主任签字，并加盖业主委员会公章。
业主对业主委员会决定有疑问的，业主需在7天内向业主委员会书面提出；业主委员会委员或者执行秘书应该在收到业主书面提问时起三天内对业主的疑问作出初步口头回应，并于7天内做出最终书面解答，最终书面回复前应将书面解答内容向业主委员会全体委员书面汇报；业主委员会委员对解答没有提出书面异议的，视作同意解答；业主委员会应该在业委会指定公告栏公布业主的疑问和业委会的解答。
5.会议资料原件交由档案管理人员（含录音、影视资料）整理归档并妥善保管。
第七条：法律责任
一、业主委员会做出的决定，不得违反法律、法规、政策的规定，不得违反业主大会的决定，不得损害业主公共利益。业主委员会的决议违反法律、法规、规章，或超越《业主管理规约》和《议事规则》授予的职权致使业主委员会遭受财产损失的，业主委员会委员应该承担民事赔偿责任；但在业主委员会相关会议中对业主委员会决定表示反对并记载于会议记录的委员不承担责任。
二、业委会表决事项（例如小区设施及环境改善项目工程）应当避免出现利益冲突情形（例如由业委会成员亲属或其他关联人参加由该业委会成员参与决策的采购项目），但是经过事前充分披露并且采取措施避免利益冲突影响的除外（例如涉及利益冲突的业委会成员回避有关事项表决，并将此明确记录在案）。在有关委员回避的情况下，相关多数或全体要求相应核减以保证相关决议事项不致因人数问题而无法表决。
三、不按本制度执行造成的一切后果，由责任人承担相应的经济和法律责任。
第八条：本制度自****年4月13日深圳蔚蓝海岸一二四期业主委员会全体会议表决通过之日起生效。
****年4月13日
